Почему каждому проекту нужен план действий на случай непредвиденных обстоятельств? (и как его подготовить)

План действий на случай непредвиденных обстоятельств — это набор шагов, заранее определённых командой на случай возникновения события, влияющего на проект.

Большинство команд хорошо умеют планировать проекты и управлять основными рисками, однако план действий на случай непредвиденных обстоятельств позволяет сделать этот процесс ещё более эффективным, обеспечивая понимание каждым участником того, как действовать в случае ухудшения ситуации.

В этой статье мы рассмотрим важность плана действий на случай непредвиденных обстоятельств для проекта, разберём, как и когда он должен применяться, а также на реальных примерах проектов покажем, почему такие планы настолько эффективны для поддержания проектов на правильном пути.

Что такое план действий на случай непредвиденных обстоятельств и что он должен включать?

План действий на случай непредвиденных обстоятельств — это набор заранее запланированных действий, которые могут быть предприняты при возникновении события, влияющего на проект.

Планы действий на случай непредвиденных обстоятельств используются не только в проектах, но и во многих сферах жизни. Многие компании разрабатывают такие планы на случай природных катастроф, нехватки кадров или непредвиденных финансовых ситуаций.

Планы действий на случай непредвиденных обстоятельств тесно связаны с процессом управления рисками проекта — в рамках этого процесса риски выявляются и планируются меры реагирования на них.

Для наиболее серьёзных рисков или рисков с наибольшим потенциальным воздействием план действий на случай непредвиденных обстоятельств обеспечивает набор заранее согласованных мер, которые могут быть немедленно применены в случае ухудшения ситуации.

А теперь давайте более подробно рассмотрим основные характеристики плана действий на случай непредвиденных обстоятельств проекта на реальном примере.

1. Риски

Все проекты сталкиваются с определёнными рисками, и если эти риски реализуются, они могут негативно повлиять на успех проекта. Первым компонентом любого плана действий на случай непредвиденных обстоятельств является определение риска, представляющего угрозу для проекта.

Реальный пример: в проекте по созданию системы оплаты труда новой компании выявляется риск потери сетевого соединения с основным производственным сервером.

2. Анализ рисков

Не все риски одинаково опасны. Каждый из них необходимо анализировать с точки зрения вероятности и воздействия. Чем выше угроза, тем более детальным и протестированным должен быть план действий на случай непредвиденных обстоятельств.

Реальный пример: команда проекта анализирует риск потери соединения и его влияние на проект.

За последние 12 месяцев произошло 8 случаев потери сотрудниками соединения с основными сервисами, и каждый такой случай приводил примерно к двухдневной потере времени. В течение этого периода невозможно было выполнять работы по конфигурации, связанные с проектом. Поэтому данный риск оценивается как «среднего уровня».

3. План действий

Следующей частью плана действий на случай непредвиденных обстоятельств является определение мер, которые могут быть предприняты в случае реализации риска. В зависимости от серьёзности события может существовать несколько альтернативных планов действий.

Реальный пример: команда проекта принимает решение, что в случае потери подключения к производственному серверу должно быть обеспечено подключение к резервному серверу. Для этого уведомляется хостинг-провайдер, который может восстановить резервное подключение в течение 20 минут за 1000 долларов США.

4. План коммуникации

При возникновении любой проблемы команда проекта должна информировать заинтересованные стороны. Наряду с планом действий необходимо разработать план коммуникации, определяющий, кого, когда и как часто следует информировать.

Реальный пример: команда проекта определяет список заинтересованных сторон, которых необходимо информировать в случае выхода из строя производственного сервера. Согласовывается, что информация будет направляться по электронной почте и через средства мгновенного обмена сообщениями, а при необходимости будут осуществляться прямые звонки директорам по ИТ и по персоналу.

5. Точка запуска плана действий на случай непредвиденных обстоятельств

После определения риска, плана действий и плана коммуникации необходимо согласовать, когда именно должен применяться план действий на случай непредвиденных обстоятельств. Это должно быть выражено измеримым образом для принятия объективных решений.

Реальный пример: команда проекта соглашается, что в случае, если производственный сервер не работает более двух рабочих часов, будет активирован план действий на случай непредвиденных обстоятельств, связанный с сетевым подключением.

6. Воздействие на проект

В большинстве случаев применение плана действий на случай непредвиденных обстоятельств может повлиять на сроки, затраты или ожидаемые выгоды проекта. План действий на случай непредвиденных обстоятельств заранее чётко показывает эти последствия, чтобы заинтересованные стороны заранее знали о результатах его запуска.

Реальный пример: потеря соединения может привести примерно к двухдневной задержке в графике проекта. Вместо этого план действий на случай непредвиденных обстоятельств обеспечивает восстановление соединения через резервный сервер в течение 20 минут за 1000 долларов США. При необходимости об этом заранее информируются основные заинтересованные стороны.

5 основных преимуществ плана действий на случай непредвиденных обстоятельств

План действий на случай непредвиденных обстоятельств не только обеспечивает возможность гибкого реагирования в чрезвычайных ситуациях, но и предоставляет ряд других преимуществ для проекта и бизнеса:

Предотвращает остановку деятельности. Помимо проблем на уровне проекта, планы действий на случай непредвиденных обстоятельств обеспечивают непрерывность общих бизнес-процессов и минимизируют перебои.

Повышает устойчивость команды и компании. При возникновении проблем команда может потерять уверенность. План действий на случай непредвиденных обстоятельств чётко показывает каждому, что необходимо делать, тем самым укрепляя уверенность и гибкость.

Снижает финансовые потери. Непредвиденные события могут привести к потере доходов и дополнительным расходам. Планы действий на случай непредвиденных обстоятельств минимизируют эти потери и ускоряют процесс восстановления.

Создаёт доверие со стороны заинтересованных сторон. Когда инвесторы и руководство видят, что проект готов к чрезвычайным ситуациям, они больше доверяют проектной команде.

Обеспечивает соответствие требованиям. Особенно в государственном, финансовом и медицинском секторах наличие планов действий на случай непредвиденных обстоятельств помогает поддерживать соответствие законодательным и нормативным требованиям.

4 вида планов действий на случай непредвиденных обстоятельств, которые могут быть предусмотрены для вашего проекта

Хотя каждый проект отличается, многие из них сталкиваются с похожими рисками. Следующие виды планов действий на случай непредвиденных обстоятельств могут быть полезны для любого проекта:

1. План действий на случай непредвиденных обстоятельств в отношении ресурсов

Потеря ключевых членов команды может поставить проект в сложное положение.

• Создать возможность привлекать ресурсы из других проектов
• Обеспечить замену сотрудников через агентства в случае их болезни или увольнения
• При необходимости использовать ресурсы консалтинговых компаний

2. Технологический план действий на случай непредвиденных обстоятельств

Технологии являются важной частью каждого проекта. Необходимо подготовить план на случай системных сбоев и киберугроз.

• Создание резервных копий систем и альтернативных сред
• Обеспечение технологического разнообразия для основных сервисов
• Наличие планов восстановления в случае киберугроз

3. План действий на случай непредвиденных обстоятельств в цепочке поставок

В проектах, зависящих от поставщиков, риск остановки поставок является высоким.

• Выбирать поставщиков, работающих с устойчивыми субподрядчиками
• Заранее определить альтернативных поставщиков
• Заключать договоры с несколькими поставщиками на один и тот же продукт

4. План действий на случай непредвиденных обстоятельств, связанных с окружающей средой

Изменение климата и стихийные бедствия могут особенно сильно влиять на строительные, логистические и инфраструктурные проекты.

• Компенсировать потери посредством страхования
• Планировать альтернативные логистические маршруты
• Поддерживать связь с государственными органами по чрезвычайным ситуациям